Klauzula informacyjna RODO

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Ars Ludorum z siedzibą w Krakowie, ul. Wrocławska 52A/12, 30-011 Kraków, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001268131, NIP 6772547658, REGON 545810990 (dalej: „Fundacja”).

2. Ilekroć w niniejszej klauzuli jest mowa o:

• Wydarzeniu – należy przez to rozumieć konwent, festiwal, targi, wystawę, pokaz, wykład, prelekcję, warsztat, szkolenie, konferencję, webinar, hackathon, game jam, konkurs, turniej, rozgrywki ligowe lub inne przedsięwzięcie organizowane lub współorganizowane przez Fundację, w formie stacjonarnej lub zdalnej;
• Regulaminie – należy przez to rozumieć regulamin Wydarzenia, konkursu lub programu, określający zasady udziału w nim;
• Serwisie – należy przez to rozumieć serwis internetowy Fundacji dostępny pod adresem arsludorum.com.

§ 2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

1. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym wykonywania praw, o których mowa w § 14, można kontaktować się z Fundacją:

• drogą elektroniczną – pod adresem e-mail: kontakt@arsludorum.com;
• pisemnie – na adres: Fundacja Ars Ludorum, ul. Wrocławska 52A/12, 30-011 Kraków.

2. Fundacja nie wyznaczyła inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37 RODO.

§ 3. Uczestnicy Wydarzeń i ich przedstawiciel ustawowi

1. Fundacja przetwarza dane osobowe uczestników Wydarzeń w zakresie wskazanym w formularzu zgłoszeniowym lub Regulaminie, w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wiek lub datę urodzenia (jeżeli udział w Wydarzeniu jest uzależniony od wieku), pseudonim lub identyfikator używany w grach, nazwę drużyny, a w przypadku uczestników niepełnoletnich – także imię, nazwisko i dane kontaktowe przedstawiciela ustawowego.

2. Dane osobowe, o których mowa w ust. 1, przetwarzane są w celu:

1. przyjęcia zgłoszenia, organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia oraz kontaktu z uczestnikiem w sprawach z nim związanych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy, której przedmiotem jest udział w Wydarzeniu na zasadach określonych w Regulaminie);
2. kontaktu z przedstawicielem ustawowym uczestnika niepełnoletniego oraz zapewnienia temu uczestnikowi bezpieczeństwa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa małoletnich uczestników Wydarzeń);
3. zapewnienia warunków udziału w Wydarzeniu odpowiadających szczególnym potrzebom uczestnika, w szczególności w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej lub informacyjno-komunikacyjnej – na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), w zakresie, w jakim informacje te stanowią dane dotyczące zdrowia;
4. zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia podczas Wydarzenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku Wydarzeń stanowiących imprezę masową – także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.

3. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia Wydarzenia, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Dane, o których mowa w ust. 2 pkt 3, są usuwane niezwłocznie po zakończeniu Wydarzenia, a w razie wcześniejszego cofnięcia zgody – niezwłocznie po jej cofnięciu.

4. Jeżeli zgłoszenia uczestnika dokonuje inna osoba lub podmiot (w szczególności przedstawiciel ustawowy, kapitan drużyny, szkoła, uczelnia lub organizacja partnerska), Fundacja pozyskuje od nich dane uczestnika w zakresie określonym w formularzu zgłoszeniowym. Informacje, o których mowa w art. 14 RODO, Fundacja przekazuje takiemu uczestnikowi najpóźniej przy pierwszej komunikacji z nim, w szczególności poprzez wskazanie niniejszej klauzuli.

5. W przypadku uczestników niepełnoletnich zgody, o których mowa w niniejszej klauzuli, wyraża przedstawiciel ustawowy, a jeżeli uczestnik ukończył 13 lat – także sam uczestnik.

§ 4. Uczestnicy konkursów i laureaci nagród

1. W przypadku konkursów, turniejów, game jamów, hackathonów i innych form współzawodnictwa (dalej: „konkurs”) Fundacja przetwarza dane osobowe uczestników w zakresie, o którym mowa w § 3 ust. 1, a ponadto dane zawarte w zgłoszonych pracach lub projektach oraz informacje o wynikach. W przypadku laureatów Fundacja przetwarza także dane niezbędne do wydania nagrody (w szczególności adres do doręczeń i numer rachunku bankowego) oraz dane wymagane przepisami prawa podatkowego – jeżeli przepisy te nakładają na Fundację obowiązki płatnika lub obowiązki informacyjne.

2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:

1. przeprowadzenia konkursu, oceny zgłoszeń, wyłonienia laureatów oraz przyznania i wydania nagród – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. ogłoszenia wyników konkursu, w tym opublikowania w Serwisie i w mediach społecznościowych Fundacji imienia i nazwiska lub pseudonimu laureata, nazwy drużyny oraz informacji o nagrodzonej pracy, w sposób określony w Regulaminie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na zapewnieniu przejrzystości rozstrzygnięcia konkursu oraz informowaniu o jego wynikach);
3. rozpatrzenia reklamacji i odwołań dotyczących przebiegu lub wyników konkursu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4. wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, w szczególności ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Dane osobowe przetwarzane są przez czas trwania konkursu i rozpatrywania reklamacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Dokumentacja związana z rozliczeniem podatku przechowywana jest do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Informacje o laureatach opublikowane w celu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, pozostają dostępne do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

§ 5. Wizerunek osób uczestniczących w Wydarzeniach

1. Przebieg Wydarzeń może być utrwalany przez Fundację lub na jej zlecenie w formie fotografii, nagrań audiowizualnych oraz transmisji internetowych. Materiały te wykorzystywane są w celu dokumentowania i promowania działalności statutowej Fundacji oraz informowania o Wydarzeniach, w szczególności poprzez publikację w Serwisie (w tym w galerii), w mediach społecznościowych i materiałach informacyjnych Fundacji, a także w celu rozliczania projektów, w ramach których Wydarzenia są realizowane.

2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku jest:

1. w odniesieniu do osób stanowiących jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na dokumentowaniu i promowaniu działalności statutowej) w związku z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
2. w odniesieniu do wizerunku utrwalonego w sposób indywidualny, w szczególności zdjęć portretowych, wywiadów, wystąpień scenicznych lub transmitowanych rozgrywek – zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a jeżeli publiczna transmisja lub rejestracja stanowi istotny element Wydarzenia przewidziany w Regulaminie lub umowie (w szczególności w przypadku turniejów transmitowanych na żywo lub wystąpień prelegentów) – umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) wraz z zezwoleniem na rozpowszechnianie wizerunku udzielonym w Regulaminie lub umowie.

3. Wizerunek uczestników niepełnoletnich utrwalony w sposób indywidualny jest rozpowszechniany wyłącznie za zgodą wyrażoną zgodnie z § 3 ust. 5.

4. Osoby, które nie życzą sobie utrwalania ich wizerunku, mogą zgłosić to przedstawicielom Fundacji obecnym na Wydarzeniu lub w sposób wskazany w § 2. Fundacja dokłada starań, aby wizerunek takich osób nie był utrwalany w sposób indywidualny, a w razie jego utrwalenia – nie był rozpowszechniany.

5. Materiały zawierające wizerunek są przechowywane i rozpowszechniane do czasu cofnięcia zgody lub uwzględnienia sprzeciwu, a w przypadku przetwarzania na podstawie umowy – przez okres wskazany w Regulaminie lub umowie. Po cofnięciu zgody lub uwzględnieniu sprzeciwu Fundacja zaprzestaje rozpowszechniania materiałów i usuwa je z prowadzonych przez siebie kanałów komunikacji w zakresie, w jakim jest to technicznie możliwe. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem rozpowszechniania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 6. Darczyńcy i osoby dokonujące wpłat

1. Fundacja przetwarza dane osobowe darczyńców i osób dokonujących wpłat na rzecz Fundacji, w szczególności: imię i nazwisko lub nazwę, adres e-mail, adres (jeżeli został podany), numer rachunku bankowego, kwotę, datę i tytuł wpłaty, a w przypadku darowizn rzeczowych – także opis przedmiotu darowizny.

2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:

1. przyjęcia darowizny lub wpłaty, w tym zawarcia i wykonania umowy darowizny, oraz przeznaczenia środków zgodnie z celem wskazanym przez darczyńcę – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. prowadzenia rachunkowości oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przepisami prawa podatkowego;
3. wykonania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – w zakresie przyjmowania lub dokonywania płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4. wystawienia na żądanie darczyńcy potwierdzenia otrzymania darowizny, przekazania podziękowania oraz informacji o sposobie wykorzystania darowizny – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na zapewnieniu przejrzystości wydatkowania środków i utrzymywaniu relacji z darczyńcami);
5. opublikowania informacji o darczyńcy, w szczególności na liście podziękowań – wyłącznie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
6. przesyłania drogą elektroniczną informacji o działalności Fundacji, w tym o kolejnych zbiórkach i Wydarzeniach – wyłącznie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej).

3. Dokumentacja księgowa przechowywana jest przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje zostały ostatecznie zakończone, a dokumentacja podatkowa – do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2 pkt 3, przechowywana jest przez okres wymagany ustawą wskazaną w tym przepisie. Dane przetwarzane na podstawie zgody przetwarzane są do czasu jej cofnięcia, a dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu, nie dłużej jednak niż do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

4. Jeżeli wpłata dokonywana jest za pośrednictwem banku, operatora płatności lub platformy zbiórkowej, Fundacja otrzymuje od tego podmiotu dane, o których mowa w ust. 1, w zakresie przez niego przekazanym. Operatorzy płatności i platform zbiórkowych przetwarzają dane osób dokonujących wpłat jako odrębni administratorzy, na zasadach określonych w ich regulaminach i politykach prywatności.

§ 7. Wolontariusze, mentorzy, prelegenci i współpracownicy

1. Fundacja przetwarza dane osobowe wolontariuszy, mentorów, prelegentów, sędziów, trenerów i innych osób współpracujących z Fundacją (dalej: „współpracownicy”), w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, datę urodzenia, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu, a w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania porozumienia lub umowy, dokonania rozliczeń oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa – także adres zamieszkania, numer PESEL, numer rachunku bankowego oraz dane wymagane przepisami prawa podatkowego i przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych.

2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:

1. nawiązania współpracy, w tym rozpatrzenia zgłoszenia, oraz zawarcia i wykonania porozumienia wolontariackiego albo umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. wykonania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w tym – w przypadkach w niej przewidzianych – zapewnienia ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz wydania zaświadczenia lub opinii o wykonywaniu świadczeń, a także obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. uzyskania, przed dopuszczeniem współpracownika do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, informacji, czy jego dane są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (Rejestrze z dostępem ograniczonym) lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze, a także informacji z Krajowego Rejestru Karnego oraz – w przypadkach przewidzianych w ustawie – informacji z rejestrów karnych innych państw i oświadczeń współpracownika – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 10 RODO w związku z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich;
4. informowania o udziale prelegentów, mentorów i innych współpracowników w Wydarzeniach i programach, w tym publikacji ich imienia i nazwiska, wizerunku, informacji o afiliacji oraz notki biograficznej w Serwisie, w mediach społecznościowych i w materiałach promocyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie przewidzianym w porozumieniu lub umowie, a w pozostałym zakresie – na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
5. bieżącej organizacji współpracy i komunikacji, w tym prowadzenia list kontaktowych i kanałów komunikacji z współpracownikami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na sprawnej organizacji działań statutowych).

3. Dane osobowe przetwarzane są przez okres współpracy, a po jej zakończeniu – do upływu okresu przedawnienia roszczeń, z tym że dokumentacja rachunkowa, podatkowa i ubezpieczeniowa przechowywana jest przez okresy wynikające z właściwych przepisów. Informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 3, dołączane są do dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do działalności i przechowywane przez okres jej dopuszczenia do działalności z udziałem małoletnich, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

§ 8. Kandydats i uczestnicy programów stypendialnych, grantowych, mentoringowych i inkubacyjnych

1. Fundacja przetwarza dane osobowe osób ubiegających się o udział w prowadzonych przez nią programach edukacyjnych, mentoringowych, stażowych, inkubacyjnych, stypendialnych i grantowych oraz o przyznanie innego wsparcia (dalej: „programy”), a także uczestników i beneficjentów tych programów, w zakresie wskazanym w formularzu zgłoszeniowym lub Regulaminie, w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, doświadczeniu, osiągnięciach i realizowanym projekcie, a w przypadku przyznania wsparcia finansowego – także dane niezbędne do jego wypłaty i rozliczenia.

2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:

1. przeprowadzenia naboru, oceny zgłoszeń oraz wyboru uczestników lub beneficjentów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. realizacji programu i udzielenia wsparcia, w tym zawarcia i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. wykonania obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości i przepisów prawa podatkowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4. ogłoszenia wyników naboru i informowania o programie, w tym publikacji imienia i nazwiska uczestnika lub beneficjenta oraz nazwy i opisu wspieranego projektu, w zakresie przewidzianym w Regulaminie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na zapewnieniu przejrzystości naboru i promocji programów).

3. Dane osób, które nie zostały zakwalifikowane do programu, przetwarzane są do zakończenia naboru, a następnie przez 12 miesięcy w celu rozpatrzenia ewentualnych odwołań i obrony przed roszczeniami. Dane uczestników i beneficjentów przetwarzane są przez czas trwania programu, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń, z tym że dokumentacja rachunkowa i podatkowa przechowywana jest przez okresy wynikające z właściwych przepisów. Jeżeli program jest finansowany ze środków zewnętrznych, dokumentacja przechowywana jest nie krócej niż przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie (§ 11 ust. 1 pkt 2).

§ 9. Przedstawiciele partnerów, kontrahentów i instytucji współpracujących

1. Fundacja przetwarza dane osobowe osób reprezentujących partnerów, sponsorów, kontrahentów, instytucje publiczne, szkoły, uczelnie i inne podmioty współpracujące z Fundacją oraz osób wskazanych przez te podmioty do kontaktu, w zakresie: imię i nazwisko, stanowisko lub pełniona funkcja, służbowy adres e-mail i numer telefonu, nazwa reprezentowanego podmiotu, a w przypadku osób reprezentujących – także dane niezbędne do wykazania umocowania.

2. Dane, o których mowa w ust. 1, Fundacja pozyskuje bezpośrednio od osób, których dotyczą, od reprezentowanego podmiotu (w szczególności w umowie, porozumieniu lub korespondencji) albo z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności z rejestrów publicznych i stron internetowych tych podmiotów.

3. Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy lub porozumienia z reprezentowanym podmiotem oraz bieżącej komunikacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na nawiązywaniu i utrzymywaniu współpracy), a jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4. Dane osobowe przetwarzane są przez czas współpracy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy, z tym że dane zawarte w dokumentacji księgowej przechowywane są przez okres wymagany przepisami o rachunkowości.

§ 10. Osoby kontaktujące się z Fundacją

1. W przypadku kontaktu z Fundacją drogą elektroniczną, telefonicznie, za pośrednictwem mediów społecznościowych lub w inny sposób Fundacja przetwarza dane osobowe przekazane w toku kontaktu, w szczególności imię i nazwisko lub pseudonim, adres e-mail, numer telefonu, nazwę profilu oraz treść korespondencji.

2. Dane osobowe przetwarzane są w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na komunikacji z osobami, które się z nią kontaktują), a jeżeli korespondencja dotyczy zawarcia lub wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Dane osobowe przetwarzane są do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez 12 miesięcy w celu udokumentowania przebiegu korespondencji, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu, w tym zasady stosowania plików cookies, określa Polityka prywatności i plików cookies dostępna w Serwisie.

§ 11. Cele wspólne dla wszystkich kategorii osób

1. Niezależnie od celów wskazanych w § 3–10 Fundacja może przetwarzać dane osobowe osób, o których mowa w tych przepisach, w celu:

1. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
2. rozliczenia i dokumentowania realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych, środków Unii Europejskiej lub innych źródeł zewnętrznych, w tym sporządzania list obecności i sprawozdań oraz udostępniania dokumentacji podmiotom finansującym i uprawnionym organom kontroli – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli obowiązek ten wynika z przepisów prawa (w szczególności ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych), a w pozostałych przypadkach – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na rozliczeniu otrzymanego finansowania), przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie lub w przepisach prawa;
3. wykonania obowiązków wynikających z RODO, w tym rozpatrywania żądań osób, których dane dotyczą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w zakresie wykazania zgodności przetwarzania z prawem, w tym dokumentowania udzielonych zgód – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
4. dokumentowania historii działalności Fundacji, w zakresie ograniczonym do danych niezbędnych do tego celu (w szczególności programów Wydarzeń i list laureatów) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

2. Ilekroć w niniejszej klauzuli jest mowa o okresie przedawnienia roszczeń, należy przez to rozumieć okres określony w przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, okres ten wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata, przy czym koniec okresu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że okres przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.

§ 12. Odbiorcy danych osobowych

1. Fundacja nie sprzedaje danych osobowych. Odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty, którym przekazanie danych jest niezbędne do realizacji celów określonych w niniejszej klauzuli, w szczególności:

• podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Fundacji na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), w tym dostawcy usług hostingowych, poczty elektronicznej, usług chmurowych, narzędzi do rejestracji uczestników i komunikacji, usług informatycznych i księgowych, a także fotografowie i realizatorzy transmisji działający na zlecenie Fundacji;
• współorganizatorzy i partnerzy Wydarzeń oraz podmioty udostępniające obiekty, zapewniające ochronę lub zabezpieczenie medyczne Wydarzeń – w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Wydarzenia;
• banki, operatorzy płatności i platformy zbiórkowe – w zakresie realizacji wpłat i wypłat;
• zakłady ubezpieczeń – jeżeli uczestnicy Wydarzeń lub współpracownicy są obejmowani ubezpieczeniem;
• podmioty finansujące lub współfinansujące działania Fundacji oraz organy uprawnione do kontroli realizacji tych działań;
• kancelarie prawne, doradcy podatkowi i biegłe rewidenci – w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz Fundacji;
• operatorzy serwisów społecznościowych i platform transmisyjnych – w zakresie materiałów publikowanych przez Fundację;
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy podatkowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, sądy i organy ścigania.

2. Dane osobowe publikowane przez Fundację zgodnie z niniejszą klauzulą, w szczególności wyniki konkursów, wizerunek oraz informacje o prelegentach, są dostępne dla nieograniczonego kręgu odbiorców.

§ 13. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

2. W związku z korzystaniem przez Fundację z usług dostawców mających siedzibę lub przetwarzających dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki, dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich. Przekazanie następuje wyłącznie:

• do państw, wobec których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (art. 45 RODO), w tym – w przypadku podmiotów z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework – na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r.; lub
• z zastosowaniem standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

3. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię zabezpieczeń, o których mowa w ust. 2 pkt 2, lub informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z Fundacją w sposób wskazany w § 2.

§ 14. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w odniesieniu do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO) – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Fundacji, a w każdym czasie – wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) – jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO (art. 77 RODO).

2. Zakres przysługujących praw zależy od podstawy prawnej przetwarzania danych. W szczególności prawo do usunięcia danych nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego ciążącego na Fundacji albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. b i e RODO).

3. Żądania można zgłaszać w sposób wskazany w § 2. Fundacja udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, o czym Fundacja informuje w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).

4. Jeżeli Fundacja ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby zgłaszającej żądanie, może zwrócić się o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia (art. 12 ust. 6 RODO).

5. Realizacja praw jest wolna od opłat, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 5 RODO.

§ 15. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, z zastrzeżeniem ust. 2. Niepodanie danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy, w tym do udziału w Wydarzeniu, konkursie lub programie, uniemożliwia jej zawarcie lub wykonanie.

2. Podanie danych osobowych stanowi wymóg ustawowy w zakresie, w jakim wynika to z przepisów prawa, w szczególności przepisów prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości oraz ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Niepodanie tych danych uniemożliwia odpowiednio wydanie nagrody, wypłatę świadczenia albo dopuszczenie do działalności z udziałem małoletnich.

3. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolne i nie stanowi warunku udziału w Wydarzeniu, konkursie lub programie. Jeżeli Regulamin przewiduje, że istotnym elementem Wydarzenia jest publiczna transmisja lub rejestracja występów uczestników, udział w Wydarzeniu wiąże się z utrwaleniem i rozpowszechnieniem wizerunku na zasadach określonych w § 5 ust. 2 pkt 2.

§ 16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Fundacja nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały (art. 22 RODO).

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza klauzula jest udostępniana w Serwisie. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z określonym Wydarzeniem, konkursem lub programem mogą być ponadto zawarte w jego Regulaminie lub formularzu zgłoszeniowym.

2. Fundacja może aktualizować niniejszą klauzulę, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa lub zakresu działalności Fundacji. Aktualna wersja klauzuli publikowana jest w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej klauzuli stosuje się przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

4. Klauzula obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie.