Polityka prywatności i plików cookies serwisu arsludorum.com

Data ostatniej aktualizacji: 17 października 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem arsludorum.com oraz zasady wykorzystywania plików cookies.
  2. Polityka stanowi wykonanie obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, oraz obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 399 PKE.
  3. Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością statutową Fundacji, w szczególności z organizacją Wydarzeń, przyjmowaniem darowizn oraz współpracą z wolontariuszami i partnerami, określa ponadto Klauzula informacyjna RODO Fundacji Ars Ludorum, dostępna w Serwisie.
  4. Użyte w Polityce określenia mają następujące znaczenie:
    • Administrator lub Fundacja – Fundacja Ars Ludorum z siedzibą w Krakowie, ul. Wrocławska 52A/12, 30-011 Kraków, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001268131, NIP 6772547658, REGON 545810990;
    • Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem arsludorum.com, wraz z jego podstronami;
    • Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Serwisu;
    • Wydarzenie – przedsięwzięcie organizowane lub współorganizowane przez Fundację, w szczególności konwent, warsztat, wykład, game jam, hackathon, konkurs lub turniej;
    • Pliki cookies – dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, zapisywane i przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika za pośrednictwem przeglądarki internetowej, a także inne technologie służące przechowywaniu informacji lub uzyskiwaniu dostępu do informacji przechowywanych w tym urządzeniu;
    • RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, z późn. zm.);
    • PKE – ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 2. Administrator danych osobowych i kontakt

  1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Fundacja.
  2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym wykonywania praw, o których mowa w § 8, można kontaktować się z Administratorem:
    • drogą elektroniczną – pod adresem e-mail: kontakt@arsludorum.com;
    • pisemnie – na adres: Fundacja Ars Ludorum, ul. Wrocławska 52A/12, 30-011 Kraków.
  3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37 RODO.

§ 3. Zasady przetwarzania danych osobowych

  1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z RODO, z poszanowaniem zasad zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności oraz rozliczalności (art. 5 RODO).
  2. Przeglądanie Serwisu nie wymaga podawania danych osobowych. Administrator pozyskuje dane osobowe Użytkowników wyłącznie w zakresie, w jakim Użytkownik przekazuje je dobrowolnie, w szczególności kontaktując się z Administratorem lub dokonując zgłoszenia, oraz w zakresie danych zbieranych automatycznie, o których mowa w § 4 ust. 6 i § 9.
  3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie przekazuje ich podmiotom trzecim w celu prowadzenia przez te podmioty działań marketingowych.

§ 4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych osobowych

  1. Korespondencja z Administratorem, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej:
    • zakres danych: adres e-mail, imię i nazwisko lub pseudonim oraz inne dane przekazane przez Użytkownika w treści wiadomości;
    • cel i podstawa prawna: udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji z osobami, które się z nim kontaktują), a jeżeli wiadomość dotyczy zawarcia lub wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
    • okres przechowywania: do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez 12 miesięcy w celu udokumentowania przebiegu korespondencji, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  2. Zgłoszenia na Wydarzenia oraz do konkursów, programów lub wolontariatu, dokonywane za pośrednictwem formularzy udostępnionych w Serwisie albo w narzędziach zewnętrznych, do których Serwis odsyła:
    • zakres danych: dane wskazane w danym formularzu;
    • cel i podstawa prawna: przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia oraz realizacja udziału w Wydarzeniu, konkursie lub programie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; szczegółowe cele i podstawy prawne przetwarzania danych uczestników, laureatów, wolontariuszy i współpracowników określa Klauzula informacyjna RODO;
    • okres przechowywania: określony w Klauzuli informacyjnej RODO oraz w regulaminie danego Wydarzenia, konkursu lub programu.
  3. Przesyłanie informacji o działalności Fundacji drogą elektroniczną (newsletter):
    • zakres danych: adres e-mail, a jeżeli zostało podane – także imię;
    • cel i podstawa prawna: przesyłanie informacji o działalności, Wydarzeniach i projektach Fundacji – zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 PKE);
    • okres przechowywania: do czasu cofnięcia zgody, a po jej cofnięciu – adres e-mail oraz informacja o udzieleniu i cofnięciu zgody przechowywane są do upływu okresu przedawnienia roszczeń w celu wykazania zgodności przetwarzania z prawem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgodę można cofnąć w każdym czasie, w szczególności korzystając z odnośnika lub instrukcji rezygnacji zamieszczonych w wiadomości albo kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w § 2 ust. 2.
  4. Profile i kanały prowadzone przez Administratora w serwisach społecznościowych oraz na platformach transmisyjnych i komunikacyjnych (w tym na serwerach Discord):
    • zakres danych: nazwa profilu, identyfikator, wizerunek profilowy, treść komentarzy, reakcji i wiadomości, a także inne dane udostępnione publicznie w profilu Użytkownika;
    • cel i podstawa prawna: prowadzenie profili i kanałów, komunikacja z Użytkownikami, moderowanie treści oraz informowanie o działalności Fundacji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu celów statutowych i budowaniu społeczności);
    • okres przechowywania: do czasu usunięcia danych przez Użytkownika lub operatora serwisu, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo zakończenia prowadzenia profilu lub kanału. Operatorzy tych serwisów przetwarzają dane Użytkowników jako odrębni administratorzy, na zasadach określonych w swoich regulaminach i politykach prywatności. W zakresie, w jakim operator udostępnia Administratorowi statystyki dotyczące aktywności na profilu, Administrator i operator mogą być współadministratorami danych (art. 26 RODO); zasadnicza treść uzgodnień udostępniana jest przez operatora.
  5. Fotografie i nagrania z Wydarzeń publikowane w Serwisie, w tym w galerii: zasady przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku, ich podstawy prawne oraz sposób cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu określa § 5 Klauzuli informacyjnej RODO.
  6. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu:
    • zakres danych: adres IP, data i godzina zapytania, adres żądanej podstrony, adres strony odsyłającej oraz informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym i urządzeniu;
    • cel i podstawa prawna: zapewnienie prawidłowego działania, dostępności i bezpieczeństwa Serwisu, w tym ochrona przed atakami, nadużyciami i ruchem automatycznym oraz ochrona adresów e-mail publikowanych w Serwisie przed pozyskiwaniem ich przez roboty sieciowe – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    • okres przechowywania: przez okres niezbędny do realizacji tych celów, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dane są niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W celu zapewnienia bezpieczeństwa i wydajności Serwisu Administrator korzysta z usług Cloudflare, Inc. (sieć dostarczania treści oraz ochrona przed atakami), która przetwarza dane, o których mowa w pkt 1, jako podmiot przetwarzający. Administrator nie łączy tych danych z innymi danymi Użytkowników i nie wykorzystuje ich do identyfikacji Użytkowników, chyba że jest to niezbędne w związku z incydentem bezpieczeństwa.
  7. Dane pozyskiwane za pośrednictwem plików cookies przetwarzane są na zasadach określonych w § 9.
  8. Niezależnie od celów, o których mowa w ust. 1–7, Administrator może przetwarzać dane osobowe Użytkowników w celu:
    • ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do upływu okresu przedawnienia roszczeń określonego w przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
    • wykonania obowiązków wynikających z RODO, w tym rozpatrywania żądań osób, których dane dotyczą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w zakresie wykazania zgodności przetwarzania z prawem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

§ 5. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych oznaczonych jako niezbędne uniemożliwia realizację celu, którego dotyczą, w szczególności udzielenie odpowiedzi, przyjęcie zgłoszenia lub przesyłanie informacji o działalności Fundacji.
  2. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych osoby, która nie ukończyła 16 lat, odbywa się na podstawie zgody w związku z usługami świadczonymi drogą elektroniczną, zgodę wyraża lub aprobuje jej przedstawiciel ustawowy (art. 8 ust. 1 RODO). Zasady zgłaszania osób niepełnoletnich do udziału w Wydarzeniach określają Klauzula informacyjna RODO oraz regulamin danego Wydarzenia.

§ 6. Odbiorcy danych osobowych

  1. Odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty, którym przekazanie danych jest niezbędne do realizacji celów określonych w Polityce, w szczególności:
    • podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), w tym dostawca usług hostingowych, Cloudflare, Inc. – w zakresie usług sieci dostarczania treści i ochrony Serwisu, a także dostawcy poczty elektronicznej, narzędzi do obsługi formularzy i wysyłki wiadomości oraz usług informatycznych;
    • operatorzy serwisów społecznościowych oraz platform transmisyjnych i komunikacyjnych – w zakresie, o którym mowa w § 4 ust. 4;
    • dostawcy treści i narzędzi zewnętrznych, o których mowa w § 9 ust. 2 pkt 2 i 3 – wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody;
    • podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy publiczne – na ich żądanie i w granicach przewidzianych prawem.
  2. Podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora mogą je przetwarzać wyłącznie na jego udokumentowane polecenie i są zobowiązane do zapewnienia ich bezpieczeństwa i poufności.

§ 7. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

  1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
  2. W związku z korzystaniem przez Administratora z usług dostawców mających siedzibę lub przetwarzających dane poza EOG, w szczególności Cloudflare, Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki, dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich. Przekazanie następuje wyłącznie:
    • do państw, wobec których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (art. 45 RODO), w tym – w przypadku podmiotów z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework – na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r.; lub
    • z zastosowaniem standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
  3. Użytkownik może uzyskać kopię zabezpieczeń, o których mowa w ust. 2 pkt 2, lub informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w § 2 ust. 2.

§ 8. Prawa Użytkowników

  1. Użytkownikowi, którego dane dotyczą, przysługuje prawo:
    • dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
    • sprostowania danych (art. 16 RODO);
    • usunięcia danych (art. 17 RODO);
    • ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
    • przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w odniesieniu do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO) – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, a w każdym czasie – wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
    • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
    • wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) – jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO (art. 77 RODO).
  2. Zakres przysługujących praw zależy od podstawy prawnej przetwarzania danych. W szczególności prawo do usunięcia danych nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. b i e RODO).
  3. Żądania można zgłaszać w sposób wskazany w § 2 ust. 2. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, o czym Administrator informuje w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).
  4. Jeżeli Administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby zgłaszającej żądanie, może zwrócić się o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia (art. 12 ust. 6 RODO).
  5. Realizacja praw jest wolna od opłat, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 5 RODO.

§ 9. Pliki cookies

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies. Pliki cookies niezbędne do wykonania transmisji komunikatu elektronicznego lub do dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika zapisywane są bez konieczności uzyskania zgody (art. 399 ust. 3 PKE). Pozostałe pliki cookies zapisywane są wyłącznie po uprzednim poinformowaniu Użytkownika o celu ich stosowania i uzyskaniu jego zgody (art. 399 ust. 1 PKE).
  2. W Serwisie mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:
    • niezbędne – zapewniające prawidłowe działanie i bezpieczeństwo Serwisu, w tym ochronę przed ruchem automatycznym i atakami (w szczególności pliki cookies zapisywane przez Cloudflare, Inc.), a także zapamiętujące decyzje Użytkownika dotyczące plików cookies;
    • analityczne – służące tworzeniu statystyk korzystania z Serwisu w celu jego ulepszania – wyłącznie za zgodą Użytkownika;
    • pochodzące od dostawców treści zewnętrznych – zapisywane przez dostawców treści osadzonych w Serwisie, w szczególności materiałów wideo, transmisji lub widżetów serwisów społecznościowych – wyłącznie za zgodą Użytkownika.
  3. Pliki cookies mogą być sesyjne – przechowywane do czasu zamknięcia przeglądarki internetowej, albo stałe – przechowywane przez czas określony w ich parametrach lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika. Mogą to być pliki cookies Administratora albo podmiotów trzecich.
  4. Jeżeli za pomocą plików cookies przetwarzane są dane osobowe, podstawą prawną ich przetwarzania jest: w przypadku plików cookies niezbędnych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego działania i bezpieczeństwa Serwisu), a w przypadku pozostałych plików cookies – zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  5. Zgoda, o której mowa w ust. 1, może zostać wyrażona za pośrednictwem komunikatu wyświetlanego w Serwisie przed zapisaniem plików cookies wymagających zgody albo za pomocą ustawień przeglądarki internetowej (art. 399 ust. 2 PKE). Zgoda może zostać w każdym czasie zmieniona lub cofnięta, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
  6. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w przeglądarce internetowej, w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć zapisane pliki cookies. Odpowiednie opcje dostępne są zazwyczaj w ustawieniach prywatności lub bezpieczeństwa przeglądarki (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge). Zablokowanie plików cookies niezbędnych może uniemożliwić lub utrudnić korzystanie z niektórych funkcji Serwisu.
  7. Dostawcy treści i narzędzi zewnętrznych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, przetwarzają dane pozyskane za pomocą plików cookies odpowiednio jako odrębni administratorzy albo jako podmioty przetwarzające na zlecenie Administratora, na zasadach określonych w ich politykach prywatności.

§ 10. Odnośniki do serwisów zewnętrznych

Serwis zawiera odnośniki do serwisów zewnętrznych, w szczególności serwisów społecznościowych oraz platform transmisyjnych i komunikacyjnych. Po przejściu do serwisu zewnętrznego zastosowanie mają zasady przetwarzania danych osobowych określone przez jego operatora. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności stosowane w tych serwisach.

§ 11. Bezpieczeństwo danych osobowych

  1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (art. 32 RODO), w szczególności:
    • szyfrowanie transmisji danych w Serwisie z wykorzystaniem protokołu TLS (HTTPS);
    • ochronę Serwisu przed atakami i nieuprawnionym dostępem;
    • dopuszczanie do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób upoważnionych przez Administratora i zobowiązanych do zachowania tych danych w tajemnicy (art. 29 RODO);
    • zabezpieczenie kont i urządzeń wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych;
    • powierzanie przetwarzania danych osobowych wyłącznie podmiotom zapewniającym wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 28 ust. 1 RODO).
  2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator postępuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO.

§ 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały (art. 22 RODO).

§ 13. Postanowienia końcowe

  1. Administrator może zmieniać Politykę, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcji Serwisu lub zmiany wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja Polityki publikowana jest w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.
  2. W sprawach nieuregulowanych w Polityce stosuje się przepisy RODO, PKE oraz inne właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
  3. Polityka obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie.